Datenschutzhinweise zur KI-Telefonassistenz

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Wenn Sie die Familienpraxis Gundlach anrufen, nimmt Ihren Anruf teilweise eine KI-Telefonassistenz an. Hier erfahren Sie, welche Daten dabei verarbeitet werden, wer sie erhält und welche Rechte Sie haben.

Wer ist verantwortlich?

Familienpraxis Gundlach Friedhofsweg 19, 32278 Kirchlengern Telefon: 05223-71245 · E-Mail: info@praxis-gundlach.de

Datenschutzbeauftragte/r: Daniel Gundlach Friedhofsweg 19 32278 Kirchlengern E-Mail: info@praxis-gundlach.de

Wann sprechen Sie mit der KI-Assistenz?

Die KI-Assistenz nimmt Anrufe an, wenn unser Team nicht ans Telefon gehen kann – zum Beispiel außerhalb der Telefonzeiten, in der Mittagspause, im Urlaub oder wenn alle Leitungen belegt sind. Sie sagt Ihnen zu Beginn des Gesprächs, dass Sie mit einer KI sprechen.

Die Assistenz nimmt Anliegen auf (z. B. Rezept, Überweisung, Rückrufbitte), merkt Termine vor und beantwortet einfache organisatorische Fragen. Sie gibt keine medizinischen Auskünfte.

Sie möchten nicht mit der KI sprechen? Während unserer Telefonzeiten (Mo, Di, Do 8–12:30 und 16–18 Uhr, Mi und Fr 8–12:30 Uhr) sagen Sie einfach „Mitarbeiter“ – dann verbinden wir Sie mit dem Praxisteam. Außerhalb dieser Zeiten können Sie auflegen und uns zu den Telefonzeiten erneut anrufen. In Notfällen wählen Sie bitte die 112, außerhalb der Sprechzeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117.

Welche Daten verarbeiten wir?

• Ihre Stimme während des Gesprächs und eine schriftliche Mitschrift (Transkript)

• Name, Geburtsdatum und Ihr Anliegen – dazu können Gesundheitsangaben gehören, die Sie selbst nennen (z. B. ein Medikament oder Beschwerden für einen Termin)

• Rückruf- oder Handynummer und ein gewünschter Termin

• Ihre angezeigte Rufnummer sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs

Um Sie als Patientin oder Patient zuzuordnen, vergleichen wir Name, Geburtsdatum und Rufnummer mit unserer Patientenverwaltung. Dieser Abgleich findet nur auf dem Server in unserer Praxis statt. Daten aus Ihrer Patientenakte werden dabei nicht an die KI weitergegeben.

Eine Tonaufnahme des Gesprächs wird nicht gespeichert.

Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage?

• Annahme und Bearbeitung Ihres Anliegens, Terminvormerkung, Rückruf und Benachrichtigung per SMS:zur Durchführung des Behandlungsvertrags bzw. vor dessen Abschluss – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Gesundheitsangaben Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

• Anrufprotokoll (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer, Kosten) und Zuordnung von Rufnummern: um die telefonische Erreichbarkeit zu sichern, den Betrieb zu überwachen und Anrufe schneller zuzuordnen – berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die Nutzung der KI-Assistenz holen wir keine Einwilligung ein, weil die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist – genauso wie bei einem Gespräch mit unserem Team. Sie können jederzeit den Weg ohne KI wählen (siehe oben).

Wer erhält Ihre Daten?

Das Programm für die KI-Assistenz läuft auf dem Server in unserer Praxis. Dafür setzen wir zwei Dienstleister ein, mit denen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben:

Dienstleister

Google Cloud EMEA Limited 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ireland

Spracherkennung und Gesprächsführung der KI in Echtzeit

Ihre Sprache und die Gesprächsinhalte, nicht Ihre Rufnummer (außer Sie nennen sie)

seven communications GmbH & Co. KG, Kiel (seven.io) - Versand von SMS

Handynummer und Text der SMS (z. B. Terminbestätigung, keine medizinischen Inhalte)

Google verarbeitet Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Diese Übermittlung ist über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

In unsere Patientenakte übernimmt ausschließlich unser Praxisteam, was für Ihre Behandlung nötig ist. Die KI selbst schreibt nichts in die Patientenakte.

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Wie lange speichern wir die Daten?

Ihr Anliegen mit Gesprächsmitschrift - bis es erledigt ist, danach 90 Tage

Anrufprotokoll (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer) - 12 Monate

Zuordnung Ihrer Rufnummer zu Ihrer Patientennummer - bis 2 Jahre nach Ihrem letzten Anruf

Was das Praxisteam in Ihre Patientenakte übernimmt

gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Patientenakten (in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung)

SMS beim Versanddienstleister sofort nach Versand

Google speichert die Gesprächsinhalte nach eigenen Angaben nur für einen begrenzten Zeitraum, um Missbrauch zu erkennen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Was wir nicht tun

• Keine Tonaufnahme: Das Gespräch wird nicht als Audiodatei gespeichert, nur als schriftliche Mitschrift.

• Kein KI-Training: Google verwendet die Inhalte nach seinen Bedingungen für kostenpflichtige Dienste nicht, um seine KI-Modelle zu verbessern.

• Keine automatisierten Entscheidungen: Die KI trifft keine medizinischen Entscheidungen. Termine, die sie vormerkt, und alle Anliegen prüft und bearbeitet unser Praxisteam.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de).